Zero-based Budgeting erfolgreich umsetzen

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Immer mehr Unternehmen setzen auf Zero-based Budgeting, doch der Erfolg bleibt oft aus. Laut Bain-Analysen wird dieses Tool zur Kostenumstrukturierung zunehmend genutzt, um Einsparungsziele zu erreichen. So gaben bei einer 2015 durchgeführten Studie in der Region Asien-Pazifik 80 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass Sie die Umsetzung eines entsprechenden Programms planen. Im Vorjahr hatten nur 13 Prozent derartige Projekte in Planung. Global gesehen ziehen viermal so viele Unternehmen die Einführung von Zero-based Budgeting in Erwägung. Doch am Ende dürfte sich auch Ernüchterung breit machen. Von den großen Unternehmen mit mehr als zwei Milliarden US-Dollar Umsatz vermeldete weniger als die Hälfte Erfolge durch die eingeführten Maßnahmen. Bei mittelgroßen Unternehmen waren es immerhin 76 Prozent, die sich mit den Ergebnissen zufrieden oder sehr zufrieden zeigten.

Unternehmen, die Zero-based Budgeting im Rahmen einer breiter angelegten Initiative eingeführt hatten, waren doppelt so häufig mit Ergebnissen zufrieden oder sehr zufrieden als solche, die nur beschränkte Maßnahmen ergriffen. Nach Bain-Erfahrungen ist Zero-based Budgeting dann am effektivsten, wenn es zusammen mit Maßnahmen zur Vereinfachung von organisatorischen und geschäftlichen Prozessen angewendet wird – einen Prozess, den Bain als Zero-based Redesign bezeichnet. Dagegen gehen Unternehmen, die dieses Tool ausschließlich zur Kostensenkung einsetzen, ein doppeltes Risiko ein: Sie können ihre Wachstumsfähigkeit und die Kundenerfahrung unter Umständen beeinträchtigen.

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Bei vollständiger Implementierung kann Zero-based Budgeting die Eigenverantwortlichkeit innerhalb eines Unternehmens neu beleben: Es kann Hürden beseitigen, die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit behindern und die Organisation sowie komplexe Geschäftsabläufe straffen, die bei Leistungsträgern für Unzufriedenheit sorgen. Bain-Studien haben jedoch ergeben, dass Zero-based Budgeting in den wenigsten Fällen zu einer Verbesserung des Mitarbeiterengagements beiträgt. Bei manchen Unternehmen sind die Prozesse und Strukturen so verkrustet, dass enorme separate Maßnahmen nötig sind, um Mitarbeiter neu zu motivieren.

Warum ist es nach der Einführung von Zero-based Budgeting so schwer, Mitarbeiter zu motivieren und ihr volles Potenzial zu wecken? Nach Bain-Erfahrungen liegt es vor allem daran, dass Risiken nicht frühzeitig erkannt und gesteuert werden. Tatsächlich ist Zero-based Budgeting ein neuer Ansatz, der als Impulsgeber für eine Kultur der Eigenverantwortlichkeit dient. Im Rahmen der Studie hat Bain die häufigsten Hürden bei der Einführung von Zero-based Budgeting identifiziert und Lösungsansätze erarbeitet.

  1. Eine gemeinsame Führungsstrategie für Kostentransformation und Kulturwandel entwickeln. Führungskräfte müssen sich über das übergeordnete Ziel, die Notwendigkeit des Wandels und die Richtung einig sein.
  2. Zero-based Budgeting mit dem Transformationsprozess verknüpfen und die Investitionsbereitschaft für strategische und kundenbezogene Themen festlegen. Klären Sie, wie Betriebsausgaben auf die Bereiche mit den höchsten langfristigen Renditen und dem stärksten Bezug zum Umgestaltungsprozess verteilt werden sollen.
  3. Anpassungen für größtmögliche Effizienz innerhalb der Organisation vornehmen. Die Transformation muss an der besonderen Kultur des Unternehmens ausgerichtet sowie Stärken und Einschränkungen der Organisation berücksichtigt werden.
  4. Einen holistischen Ansatz anwenden, um Geschäftsabläufe, Organisation und Prozesse zu vereinfachen. Prüfen Sie kritisch, welche Aktivitäten durchgeführt werden und auf welche Weise.
  5. Das Mitarbeiterengagement in der gesamten Organisation wecken. Machen Sie deutlich, warum ein Wandel notwendig ist und motivieren Sie Mitarbeiter, indem Sie Ihnen mehr Möglichkeiten bieten.