Verwaltungskostenmanagement

Was wir bieten

Unsere Kunden sollen nachhaltige Verbesserungen in puncto Effizienz und Effektivität erzielen. Daher konzentrieren uns auf folgende Aspekte:

  • Angemessene Rolle und Zielsetzungen von Supportfunktionen: Leiter von Verwaltungsfunktionen müssen Branchen- und Fachtrends antizipieren und entsprechende Anpassungen vornehmen. Die Rolle der Verwaltungsfunktionen entwickelt sich weiter. Statt lediglich Transaktionssupport zu leisten, sind sie zunehmend stärker darauf ausgerichtet, den Wert des Unternehmens zu steigern.
  • Dienstleistungsportfolio und -ebenen auf die geschäftlichen Anforderungen abstimmen: Um den geschäftlichen Anforderungen und der Nachfrage gerecht zu werden, wägen erfolgreiche Unternehmen ab, in welchen Bereichen erstklassiger Support angeboten werden muss und in welchen ein „normales" Dienstleistungsniveau ausreicht.
  • Optimales Dienstleistungsmodell: Unternehmen ändern ihre Arbeitsabläufe mit dem Ziel, Komplexität zu reduzieren und Aktivitäten mit geringem Wert abzustoßen. Diese strukturellen Veränderungen erfordern deutlich mehr Einsatz als kurzfristige Korrekturmaßnahmen, machen sich dafür aber langfristig bezahlt.
  • Die richtigen Mitarbeiter, Prozesse und Systeme: Bei der Optimierung des Verwaltungskostenmanagements handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. Sind die entsprechenden Positionen mit den richtigen Mitarbeitern besetzt, haben diese die richtigen Prioritäten und werden ihnen die richtigen Anreize geboten, kann verhindert werden, dass sich erneut höhere Kosten einschleichen. Als Vorbild gelten hier Unternehmen, die ihre Mitarbeiter durch Umschulungen auf ihre neuen Aufgaben vorbereiten, in entsprechende Tools zur Produktivitätssteigerung investieren und eine Unternehmenskultur schaffen, in der beständig nach Verbesserungen, nach Prozessoptimierung und nach anhaltender Kosteneinsparung gestrebt wird.

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Unser Ansatz

Bei der Optimierung des Verwaltungskostenmanagements verfolgt Bain einen klaren Ansatz:

  • Fokussieren auf Effektivität und Effizienz statt ausschließlicher Kostenreduktion. Unser Ausgangspunkt ist nicht die Leistung der Verwaltungsfunktionen (die Angebotsseite), sondern der Bedarf der Kunden (die „Nachfrageseite").
  • Eruieren von Verbesserungsmöglichkeiten auf Funktionsebene und bei tiefer gehenden strukturellen Themen. Im Mittelpunkt stehen hier häufig funktionsübergreifende Aspekte und Belange im Zusammenhang mit Organisation, Prozessen, Systemen und Unternehmenskultur.
  • Ändern von Arbeitsabläufen statt Rationalisieren von Prozessen. Wir entwickeln maßgeschneiderte Lösungen und setzen dabei verschiedene Hebel und Tools ein, um bessere und nachhaltige Ergebnisse in kürzerer Zeit zu erzielen.

Allen erfolgreichen Bemühungen zur Optimierung des Verwaltungskostenmanagements liegt die Erkenntnis zugrunde, dass Supportfunktionen neue Rollen mit neuen Zielsetzungen zugewiesen werden müssen. Je mehr ein Unternehmen erreichen möchte, desto tiefer müssen die erforderlichen strukturellen Veränderungen gehen. Wir arbeiten gemeinsam mit Führungsteams von Unternehmen daran, Aufgaben neu zu definieren und Mitarbeitern neue Wege aufzuzeigen, einen Mehrwert für die Organisation zu schaffen.

Bain hat unter Verantwortlichen und leitenden Führungskräften von 770 Unternehmen in den USA eine Umfrage durchgeführt. Dabei stellte sich heraus, dass diese trotz einer erheblichen Reduzierung der Verwaltungskosten in den letzten Jahren um durchschnittlich18 Prozent nicht zufriedener mit den Supportfunktionen waren als zuvor. Und noch immer sind etwa 60 Prozent der Befragten der Ansicht, dass ihre Supportfunktionen kostenintensiv und/oder ineffektiv sind. Noch beunruhigender indes ist, dass es nur einem von vier Unternehmen gelingt, die erzielten Kosteneinsparungen über einen Zeitraum von mehr als zwei Jahren aufrechtzuerhalten. Es hat den Anschein, als müssten Supportmitarbeiter heute mehr Leistung erbringen denn je.